Hur ett införande går till
Ett systembyte i lager och logistik är ett verksamhetsprojekt, inte en installation. Verksamheten skall fortsätta leverera medan bytet genomförs, och den dag det nya systemet tas i drift måste saldot stämma. Vi arbetar därför i fyra steg, där varje steg avslutas med något som går att kontrollera innan nästa börjar.
-
Kartläggning
Vi börjar i verksamheten, inte i systemet. Hur ser artikelstrukturen ut, vilka enheter köps och säljs i, var uppstår avvikelserna i dag, och vilka moment är verksamhetskritiska på ett sätt som inte framgår av processbeskrivningen?
Kartläggningen omfattar också gränssnitten utåt: vilka partner utväxlar EDI-meddelanden i dag, vilka etikett- och fraktsystem används, vilka rapporter måste fortsätta se ut som de gör eftersom någon annan bygger vidare på dem.
Resultatet är en beskrivning av mål-flödet med de punkter där det avviker från hur arbetet går till i dag tydligt utpekade. Det är de punkterna som avgör hur mycket utbildning och hur mycket konfiguration som behövs.
-
Konfiguration
Epix konfigureras mot det kartlagda flödet. Lagerplatserna definieras med sina faktiska mått och viktkapaciteter, frekvenszoner sätts upp, restriktioner för farligt gods läggs in och avståndsberäkningen ställs in mot anläggningens verkliga layout.
På den kommersiella sidan läggs prislistor, kundavtal och — för tredjepartsverksamhet — logistikavtalen med sina avgiftsstrukturer upp. Är faktureringen aktivitetsbaserad är det här kopplingen mellan utfört arbete och debitering byggs.
Integrationerna sätts upp parallellt: EDI-meddelanden mot handelspartner, koppling mot ekonomisystem, transportörer och eventuell automationsutrustning. Varje integration testas mot motparten innan den räknas som klar.
-
Migrering
Artikelregister, kund- och leverantörsregister, avtal och öppna order förs över. Saldot är den känsliga delen: det som ligger i det gamla systemet stämmer sällan exakt med det som står på golvet, och skillnaden måste hittas före driftstart och inte efter.
Därför inventeras och stäms saldot av mot den nya strukturen, med Epix inbyggda avstämning mellan den kommersiella liggaren och den fysiska registreringen som kontroll. Differenser som hittas här är billiga; samma differenser upptäckta i skarp drift blir uteblivna leveranser.
Migreringen körs alltid minst en gång som provkörning innan den körs på riktigt, så att både tidsåtgången och resultatet är kända i förväg.
-
Driftstart
Driftstarten planeras runt verksamheten, inte omvänt. Vilket veckoslut, vilken lågsäsong, vilka order som skall vara ute innan och vilka som tas i det nya systemet — det bestäms i förväg och skrivs ned.
Vi finns med under de första dagarna, när frågorna kommer i den takt som bara uppstår i verklig drift. De första dygnen efter driftstart är också när konfigurationen typiskt behöver justeras på detaljnivå: en plockrunda som blev längre än väntat, en påfyllnadsnivå som är satt för lågt.
Att ett byte kan göras med verksamheten igång är inte en teoretisk uppgift för oss. Hos Jotun i Sandefjord byggde vi om ett befintligt höglager med ny PLC-styrning och nytt överordnat datasystem under pågående drift — lagret fortsatte leverera medan bytet genomfördes.
Vad vi behöver från er
Den enskilt viktigaste förutsättningen är att någon i verksamheten med mandat att besluta finns tillgänglig genom hela projektet. De flesta frågor som uppstår under ett införande är verksamhetsfrågor, inte tekniska: hur en artikel skall struktureras, vad som skall räknas som en debiterbar aktivitet, vilken avvikelse som skall stoppa ett flöde och vilken som bara skall loggas.
Utöver det behöver vi tillgång till befintlig data i läsbar form, kontaktvägar till de partner vi skall integrera mot, och tid avsatt för de personer som skall utbildas.
Vill ni veta hur det skulle se ut hos er?
Det kortaste sättet att komma vidare är ett samtal om er nuvarande situation. Vi går igenom flödet och är tydliga med vad Epix passar för och vad det inte passar för.